3 điều khách sạn cần làm để setup tiệc hội nghị chuẩn 5 sao

Hiện nay, các công ty, doanh nghiệp ngày càng có xu hướng tổ chức tiệc hội nghị, hội thảo tại khách sạn để thu hút sự chú ý đến thương hiệu và dịch vụ cung cấp. Dịch vụ cho thuê phòng hội nghị theo lẽ đó mà trở nên phát triển, tăng mạnh trong những năm gần đây.
Vậy thì các khách sạn, nhất là khách sạn cao cấp, 4 sao trở lên cần chú ý những gì để phòng tiệc hội nghị đạt chuẩn cao cấp và góp phần tăng mạnh doanh thu?

I. Tiệc hội nghị, hội thảo là gì?

Tiệc hội nghị, hội thảo là một sự kiện của doanh nghiệp được tổ chức thường niên để duy trì mối quan hệ khách hàng thân thiết, thu hút thêm các khách hàng tiềm năng.
Hoạt động chính trong tiệc là đối thoại, thăm dò ý kiến, chia sẻ kiến thức, giới thiệu sản phẩm. Sự kiện này là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, giao lưu với khách hàng, đối tác và tăng cường mối quan hệ với truyền thông, bên cạnh đó khẳng định hình ảnh của công ty.

II. 3 điều lưu ý để setup tiệc hội nghị chuẩn 5 sao

1. Cơ sở vật chất đầy đủ

Các khách sạn có dịch vụ tổ chức tiệc hội nghị, hội thảo, hiện nay đều cung cấp đầy đủ cơ sở vật chất, bao gồm các nhóm sản phẩm sau:

Nhóm sản phẩm phục vụ hội nghị, hội thảo

Bao gồm: hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình trình chiếu, máy chiếu ánh sáng, Modem cáp, Đầu đĩa DVD, Máy chiếu, Bảng viết chuyên nghiệp…

Nhóm sản phẩm phục vụ tiệc

Bao gồm bàn hội nghi, bàn ghế tiệc, sân khấu di động… được setup chuyên nghiệp, đa dạng theo yêu cầu của khách hàng.

– Về bàn hội nghị, tùy theo nhu cầu của khách, phần họp hội nghị thường sử dụng bàn chữ nhật, nếu khách có nhu cầu có thể setup bàn tròn tiệc 1m6 hoặc 1m8 với 10-12 ghế/bàn.
– Về ghế ngồi, thông thường trong tiệc hội nghị sẽ sử dụng ghế dáng cơ bản không bao áo ghế, áo ghế thường chỉ sử dụng trong phòng tiệc… Ghế hội nghị hay sử dung màu sắc trầm để tăng không khí trang trọng lịch sự của buổi họp hội nghị.
– Về sân khấu, thông thường sân khấu di động sẽ được setup sẵn trong phòng hội nghị với diện tích phù hợp diện tích phòng và số lượng người sẽ đứng cùng lúc trong buổi hội nghị, hội thảo…

2. Sự chuyên nghiệp trong khâu tổ chức tiệc hội nghị

Các dịch vụ tổ chức tiệc hội nghị hiện nay có thể đáp ứng sức chứa đa dạng tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp với nhiều phong cách trang trí hội trường: lịch sự, hài hoà, vui tươi, sôi động…
– Hội trường cho doanh nghiệp meeting thường mang không khí trang trọng, chuyên nghiệp…
– Hội trường cho doanh nghiệp tổ chức tiệc tổng kết cuối năm thường yêu cầu có trang thiết bị phục vụ việc chơi gameshow và giải trí…
Đi cùng với đó là đội ngũ nhân viên kỹ thuật có hiểu biết về cơ sở vật chất sẽ giúp đảm bảo các hoạt động được diễn ra thành công, thuận lợi.

3. Luôn có thiết bị y tế phòng trừ

Với một số lượng người lớn trong các hội nghị điều gì cũng có thể xảy ra. Vì vậy để tránh cho trường hợp xấu nhất bạn cần có chuẩn bị về hỏa hoạn và những trường hợp liên quan đến sức khỏe của khách mời, hoặc những tai nạn bất ngờ diễn ra trong bữa tiệc.

Đây là những lưu ý cơ bản cần làm để tổ chức tiệc hội nghị, hội thảo mà khách sạn cần lưu ý nhất là với các khách sạn 5 sao.
Ngoài trang thiết bị phòng tiệc hội nghị, chúng tôi cung cấp trọn gói thiết bị đồ dùng dụng cụ khách sạn nhà hàng tầm trung cao cấp, ví dụ như đồ buồng phòng, thiết bị buffet sáng khách sạn,… có thể tham khảo thêm sản phẩm trại trang chủ.