Các kiểu setup phòng họp, hội nghị phổ biến tại khách sạn

Quyết định địa điểm tổ chức sự kiện phải dựa trên nhiều yếu tố từ hậu cần đến con người. Ngoài đảm bảo đầy đủ trang thiết bị thì khâu bố trí không gian cũng vô cùng quan trọng, thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp của đơn vị. Mời các bạn tham khảo bài viết sau đây của Phúc Hòa để lựa chọn các kiểu setup phòng họp, hội nghị phù hợp tại khách sạn.

Các kiểu setup phòng họp, hội nghị phổ biến tại khách sạn

Tùy vào tính chất của cuộc họp, sự kiện và số lượng khách mời mà các bạn có thể tham khảo những kiểu sau:

Setup kiểu chữ U

Giống như tên gọi, đây là hình thức sắp xếp bàn ghế dạng chữ U, ở giữa là khoảng trống. Khoảng cách giữa mỗi bàn phải cách nhau ít nhất 5cm để thuận tiện cho việc di chuyển. Nếu sự kiện chỉ khoảng 20 – 30 người, đây sẽ là kiểu bố trí phù hợp. Setup phòng hợp hình chữ U sẽ đem lại một không gian làm việc hiệu quả, tăng tương tác giữa khách tham dự. 

Setup kiểu nhà hát

Bố trí theo nhà hát là kiểu sắp xếp khá phổ biến. Kiểu setup này không có bàn nên sẽ phù hợp với những sự kiện mà khách mời không cần ghi chép hay ăn uống. Setup kiểu nhà hát thích hợp với hầu hết các không gian. Thông thường, tầm nhìn của ghế sẽ cùng hướng về một tiêu điểm (thường là sân khấu). Các hàng ghế tạo thành một vòng cung hình bán nguyệt hoặc hình tròn, đôi khi sẽ theo hàng ngang.

Nhân viên khách sạn cần sắp xếp ghế so le để tầm nhìn người ngồi sau không bị che chắn. Giữa các khu vực cần chừa lối đi cho khách tham dự với khoảng cách tối thiểu là 1m.

Setup phòng họp kiểu lớp học 

Nếu phải tổ chức một sự kiện kéo dài, đi kèm tài liệu và yêu cầu ghi chép hoặc có nhu cầu sử dụng các thiết bị điện tử như máy tính xách tay thì bố trí kiểu lớp học sẽ phù hợp nhất. Nhân viên khách sạn nên chừa khoảng 1m để lấy lối đi giữa các bàn. Người trình bày ở trên sẽ dễ dàng quan sát được tất cả những người tham dự. Ngoài ra, sắp xếp như thế này sẽ giúp tăng sức chứa nếu không gian phòng không quá lớn. Nhược điểm chính của kiểu sắp xếp này chính là hạn chế về tương tác giữa các khách mời. Đồng thời dễ xảy ra tình huống che chắn tầm nhìn đối với người ngồi xa khu vực trình bày.

Setup kiểu hội thảo, hội nghị

Bố trí kiểu hội nghị còn có tên khác là sắp xếp Conference. Thông thường, ở trung tâm phòng họp sẽ đặt một mặt bàn lớn hình chữ nhật hoặc oval. Ghế ngồi được sắp xếp bao quanh. Tuy nhiên, kiểu setup này chỉ phù hợp với các buổi họp quan trọng như họp cổ đông, hội đồng quản trị, các cuộc họp mang tầm quốc gia vì số lượng người tham dự không thể quá nhiều.

Setup kiểu Hollow

Bố cục của setup Hollow khá giống với kiểu chữ U. Tuy nhiên bàn ghế sẽ bao bọc hoàn toàn, chỉ chừa không gian trống ở chính giữa. Thông thường, cách sắp xếp này sẽ có dạng hình chữ nhật hoặc bát giác. Ưu điểm của kiểu sắp xếp Hollow này nằm ở khả năng tạo tương tác tốt cho khách. Tuy nhiên, cũng như kiểu Conference, Hollow không thích hợp cho các sự kiện có số lượng người tham dự lớn.

Setup kiểu bàn tròn 

Tương tự như cách sắp xếp bàn ghế trong tiệc cưới, kiểu bàn tròn này thích hợp với các sự kiện có ăn uống. Mỗi bàn thường sẽ phục vụ từ 6 đến 10 người. Khách sạn cũng có thể bố trí theo kiểu nửa bàn tròn để tất cả các khách mời đều có thể theo dõi được sân khấu. Bàn tròn đem lại sự thân thiện giữa những người ngồi cùng bàn, tăng tương tác. Tuy nhiên, nhược điểm lớn nhất của cách sắp xếp này là việc chiếm nhiều không gian, khiến diện tích phòng họp bị thu hẹp.

Setup kiểu workshop

Khá giống với setup bàn tròn, để tạo không gian thoải mái cho buổi workshop, khách sạn có thể bố trí theo các nhóm, mỗi nhóm từ 6 đến 10 người hướng về nhau. Sẽ có một người đứng vai trò chủ chốt, thu thập ý kiến. Nhân viên khách sạn cần chú ý khoảng cách giữa các nhóm để tạo nên một tổng thể cho không gian phòng họp. Người chủ trì có thể thoải mái di chuyển giữa các nhóm hoặc để các nhóm tự do thảo luận. 

Xem thêm: 

• Kinh nghiệm mua ghế tiệc cưới cho nhà hàng, khách sạn
• Các kiểu bàn ghế tiệc được sử dụng phổ biến trong nhà hàng

Cần chuẩn bị những gì khi setup phòng họp, hội nghị?

Ngoài việc lên kế hoạch cho bố cục, trang thiết bị tại phòng họp chính là điểm mấu chốt trong khâu tổ chức sự kiện. Những vật dụng cần thiết sau mà bất kì buổi hội nghị nào cũng phải đáp ứng được:

Chuẩn bị bàn tiệc 

Tùy thuộc vào chủ đề của sự kiện, số lượng người tham dự, yêu cầu từ khách hàng mà lựa chọn loại bàn tiệc phù hợp.

Thông thường, các loại bàn phù hợp cho các sự kiện hội họp, hội nghị là bàn tròn, bàn chữ nhật, bàn oval. Ngoài ra, có các loại bàn nối giữa hoặc nối mép sẽ giúp nhà hàng linh hoạt hơn trong việc bố trí không gian. Trong đó, loại bàn phổ biến nhất là bàn tròn, vì tính đa năng, phù hợp với mọi mục đích.

Chuẩn bị ghế tiệc 

Thông thường, đối tượng tham dự sự kiện có thể bao gồm cả người lớn lẫn trẻ em. Vì vậy nên cân nhắc yếu tố độ tuổi của khách mời để lựa chọn ghế tiệc cho phù hợp.

Khách sạn có thể sử dụng ghế gỗ hoặc ghế nhựa, tùy theo tình hình thực tế tại địa điểm tổ chức sự kiện.

Loại ghế chủ yếu trong hội nghị thường là ghế banquet. Hạn chế sử dụng ghế Tiffany vì ghế này thường chỉ được dùng trong tiệc cưới, không phù hợp với tính chất sự kiện.

Chuẩn bị sân khấu di động 

Sân khấu thường nằm ở vị trí trung tâm, vì thế nên lựa chọn những sản phẩm tốt, để gây ấn tượng và chú ý với khách tham dự. Đặc biệt, trong các sự kiện lớn, với đông khách tham dự, mọi người thường sẽ chụp ảnh lưu niệm ở sân khấu, hoặc hướng về diễn giả để lắng nghe. 

Bục phát biểu 

Bục phát biểu của diễn giả thường đặt trên sân khấu. Hiện nay, có rất nhiều kiểu dáng thiết kế đẹp mắt, cùng những tính năng và thiết bị đi kèm như đèn chiếu sáng, kích cỡ đa dạng, phù hợp cho mọi đối tượng. Nhân viên khách sạn nên khảo sát chi tiết nhu cầu của khách hàng để lựa chọn sản phẩm tốt nhất.

Chuẩn bị dụng cụ cho teabreak

Thông thường, khoảng thời gian nghỉ giữa giờ của các sự kiện hội họp không quá lâu. Vì thế nên không thể chuẩn bị các món ăn giải lao như trong tiệc cưới. Tuy nhiên, không vì vậy mà khách sạn có thể bỏ qua việc chuẩn bị dụng cụ cho teabreak. Tiệc trà giữa giờ thường là các món fingerfood, thích hợp để ăn nhẹ. Khách sạn có thể setup theo kiểu tiệc đứng buffet cùng bàn cocktail, chuẩn bị đĩa ăn để tạo sự thoải mái, tiện lợi cho khách tham dự.

Trên đây Phúc Hòa vừa chia sẻ với các bạn những bí kíp lựa chọn bố trí phòng họp, hội nghị tại khách sạn. Hy vọng bài viết đã cung cấp được những kiến thức bổ ích đến người đọc, góp phần xây dựng nên một hình ảnh chuyên nghiệp cho khách hàng cần tổ chức sự kiện.

PHUCHOA HOTELSUPPLIES- SINCE 2005
🏠 Trụ sở chính: 321 Vĩnh Hưng, Hoàng Mai, Hà Nội
🏠 Chi nhánh: 383/60 Quang Trung, P.10, Gò Vấp, TPHCM
☎️ Hotline: 090 1166 103
🌐 Website: https://phuchoa.com.vn
———————–