Tiệc hội nghị là sự kiện quan trọng với nhiều doanh nghiệp, là nơi kết nối và mở rộng nhiều cơ hội hợp tác mới. Vì vậy, khách sạn, nhà hàng cần chuẩn bị thật chu đáo để buổi hội nghị diễn ra tốt đẹp. Ngay sau đây Phúc Hòa sẽ chia sẻ với các bạn về quy trình tổ chức tiệc hội nghị tại khách sạn thật chuyên nghiệp, bài bản.

Nội dung chính:

Những lợi ích khi lên quy trình tổ chức tiệc hội nghị

Sự chuyên nghiệp trong khâu tổ chức tiệc hội nghị

Tổ chức tiệc hội nghị theo quy trình đem lại rất nhiều lợi ích, cụ thể như sau:

Tiết kiệm thời gian, công sức: Quy trình tổ chức tiệc giúp bạn sắp xếp công việc khoa học. Thời gian và nhân lực được sử dụng hiệu quả, đảm bảo tối đa chất lượng.
Kiểm soát ngân sách hiệu quả: Việc lên kế hoạch giúp bạn quản lý được ngân sách, hạn chế phát sinh các chi phí không cần thiết. Ngoài ra, bạn cũng có thêm thời gian để lựa chọn nhà cung cấp có giá thành vừa phải.
Đảm bảo chất lượng chương trình: Chương trình được lên kế hoạch, chuẩn bị kỹ lưỡng từ khi bắt đầu đến lúc kết thúc. Bên cạnh đó, ban tổ chức luôn có đủ nhân lực, tài chính, cũng như thiết bị hỗ trợ các tình huống phát sinh bất ngờ. Chương trình có thể diễn ra suôn sẻ, không ảnh hưởng đến hình ảnh của đơn vị.
Thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp: Quy trình tổ chức tiệc giúp phục vụ khách mời chu đáo hơn, tránh những tình huống không mong muốn như thiếu ghế, thiếu thiết bị. Trải nghiệm của khách mời cũng trọn vẹn và thoải mái hơn. Nhờ vậy mà quy trình tổ chức tiệc giúp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, tạo ấn tượng đẹp cho người tham dự.

>> Xem thêm: Tiệc hội nghị cần 3 điều sau để đạt chuẩn 5 sao

Hướng dẫn quy trình tổ chức tiệc hội nghị từ A đến Z

Sau đây chúng tôi sẽ chia sẻ với các bạn 7 bước cơ bản để tổ chức tiệc hội nghị. Tùy theo nhu cầu của khách hàng cũng như ngân sách mà bạn có thể điều chỉnh cho phù hợp. Nhưng nhìn chung đây là những bước cần thiết cho mọi chương trình.

Bước 1: Xác định hình thức hội nghị

Cơ sở vật chất phục vụ phòng tiệc hội nghị hội thảo cần setup đầy đủ

Trước tiên, bạn cần xác định hình thức hội nghị để lập kế hoạch phù hợp. Hiện nay, hội nghị bao gồm rất nhiều hình thức, ví dụ như hội nghị khách hàng, hội thảo chuyên đề, hội nghị tổng kết cuối năm,…

Sau khi đã xác định được hình thức hội nghị, bạn có thể chọn các phương án thiết bị, nhân sự, cũng như chi phí dễ dàng hơn. Ngoài ra, nội dung chương trình cũng được lên kế hoạch cẩn thận, không bị lạc đề.

Bước 2: Lập một kế hoạch chi tiết

Để chương trình diễn ra suôn sẻ, bạn cần chuẩn bị bản kế hoạch chi tiết bao gồm các nội dung sau đây:

Mục đích, mục tiêu của sự kiện
Thời gian và địa điểm tổ chức
Danh sách khách mời tham dự hội nghị
Nội dung chính của chương trình tiệc hội nghị và thời gian dự tính
Ngân sách dự trù cho chương trình
Đơn vị tổ chức, nhà cung cấp hỗ trợ cho tiệc hội nghị

Bước 3: Xác định thời gian tổ chức

Bước tiếp theo cần làm là lựa chọn thời gian tổ chức. Thời gian tổ chức tiệc hội nghị nên phù hợp với đối tượng tham gia. Ví dụ, hội nghị tổng kết cuối năm có thể tổ chức vào tối thứ sáu. Nếu được, bạn nên khảo sát người tham dự để lấy ý kiến số đông trước khi tổ chức.

Ngoài ra, bạn cũng phải chọn thời gian phù hợp để chạy truyền thông cho hội nghị. Thông thường, các hoạt động truyền thông này nên bắt đầu từ 1-2 tuần trước khi sự kiện diễn ra. Như vậy mới có thể thu hút được đông đảo người tham dự.

Bước 4: Lựa chọn trung tâm hội nghị để tổ chức

Đây là bước quan trọng khi tổ chức sự kiện. Trung tâm hội nghị tốt phải đáp ứng được số lượng khách mời. Nếu chọn trung tâm tiệc quá nhỏ sẽ dẫn đến trải nghiệm không tốt cho người tham dự.

Ngoài ra, trung tâm tổ chức hội nghị phải đáp ứng được yêu cầu về sân khấu, thiết kế, thiết bị âm thanh, ánh sáng. Ngoài ra, trung tâm tiệc phải ở vị trí dễ dàng di chuyển cho khách tham dự. Nếu tiệc tổ chức ở nơi quá xa trung tâm hoặc không thuận tiện đi lại sẽ ảnh hưởng đến lượng khách tham dự.

Bước 5: Chuẩn bị không gian tổ chức hội nghị

Không gian tổ chức hội nghị là nơi diễn ra chương trình tiệc, vì vậy cần phải được chuẩn bị chu đáo. Không gian tiệc phải lịch sự, trang nhã, phù hợp với mục đích của tiệc. Như vậy mới tạo được ấn tượng tốt cho người tham dự.

Không gian tiệc nên được chuẩn bị như sau:

Trang trí hội trường theo chủ đề đặt ra
Tại địa điểm tổ chức nên đặt banner, backdrop, bàn ghế hội nghị, cổng chào để không gian thêm phần sinh động
Các thiết bị kỹ thuật như máy tính, đèn chiếu sáng, loa cần được kiểm tra, chuẩn bị đầy đủ
Chuẩn bị tài liệu, hình ảnh, video cho sự kiện
Chuẩn bị các nội dung đi kèm như tiệc nhẹ giữa giờ (teabreak), địa điểm nghỉ ngơi, ăn uống,…

>> Xem thêm: Cách chọn bàn ghế cho tiệc hội nghị 4 sao

Bước 6: Tiến hành hội nghị

Khi hội nghị diễn ra cần đảm bảo nhân sự hỗ trợ khi cần thiết. Ngoài ra, ban tổ chức cần liên tục điều phối chương trình để hội nghị diễn ra thành công tốt đẹp, đúng thời gian dự kiến.

Bước 7: Kết thúc sự kiện

Sau khi kết thúc sự kiện, ban tổ chức có thể chuẩn bị phần quà cảm ơn đến người tham dự. Ngoài ra, bạn cũng có thể thu thập góp ý từ người tham dự để cải thiện cho những chương trình trong tương lai.

Tổ chức tiệc hội nghị đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng nhằm đem lại kết quả tốt cho sự kiện. Hy vọng với bài viết trên đây, bạn đã có thể tự tin lên kế hoạch cho bữa tiệc trong tương lai. Chúc bạn thành công nhé.

PHUCHOA HOTELSUPPLIES- SINCE 2005
🏠 321 Vĩnh Hưng, Hoàng Mai, Hà Nội
🏠 Chi nhánh: 43H Lê Đức Thọ, Quận Gò Vấp, HCM
☎️ Hotline: 090 1166 103
🌐 Website: https://phuchoa.com.vn/
———————–
💵 Thanh toán Quẹt thẻ, Trả góp 0% – Không phụ phí
———————–
🛒 Đặt hàng Freeship + COD
▪Tiki: https://tiki.vn/cua-hang/do-dung-khach-san-phuc-hoa
▪Lazada: https://www.lazada.vn/do-dung-khach-san-phuc-hoa/
▪Shopee: https://shopee.vn/js1618